Cambios en Google Drive podrían afectar los archivos compartidos

La compañía anunció que cambiará las URL de algunas carpetas e incluirán claves de ingreso. Cómo mantener el acceso a los documentos.

Foto: Freepik

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Unidiversidad / Fuentes: Infobae y Página/12

Publicado el 30 DE JUNIO DE 2021

Google anunció una actualización de seguridad que se aplicará a algunos archivos de Drive ty que tiene como finalidad hacer el acceso más seguro. La actualización cambiará las URL de algunos archivos y carpetas e incluirá una clave de acceso al recurso. Se aplicará a partir del 13 de septiembre. Esta modificación afectará tanto a usuarios y usuarias de la cuenta básica gratuita como a clientes del servicio pago Workspace.

"La actualización agregará una clave como recurso para compartir enlaces. Una vez que se haya aplicado la actualización en un archivo, los usuarios que no lo hayan visto antes tendrán que usar una URL con esa clave para tener acceso", explicó Google en un comunicado.

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El acceso a los archivos afectados no cambiará para las personas que ya los han visto o que tienen acceso directo a ellos, pero otros usuarios y usuarias podrían tener que solicitar acceso. Los documentos que están abiertos para que los usuarios los consulten sin permiso, como puede ser hojas de cálculo o Docs insertos en sitios, blogs o compartidos en redes podrían verse afectados. “Aunque ninguno de tus contenidos se vea afectado en este momento, esta actualización podría afectar a tu organización en el futuro. Podrán llegar archivos afectados a tu organización a través de unidades compartidas o de un cambio en la propiedad de los archivos”, dijo Google.

La actualización se hará a partir del 13 de septiembre de 2021, y las y los administradores podrán elegir cómo aplicar esta actualización antes de fecha. Si no se toma ninguna medida, la actualización afectará a los archivos, carpetas y unidades compartidas que no tengan la clave de acceso al recurso.

Los usuarios y usuarias que no formen parte de un dominio de Google Workspace recibirán una notificación de Google Drive que les informará que sus archivos podrán ser afectados a partir del 26 de julio de 2021. Tendrán la opción de eliminar la actualización de seguridad. Asimismo, tendrán hasta el 13 de septiembre de 2021 para determinar cómo se aplica la actualización a sus archivos.

Según indicó la compañía, antes del 23 de julio de 2021, los y las administradoras deberán elegir cómo aplicarán la actualización de seguridad para su organización. Recomiendan usar el Centro de alertas para obtener más información sobre esta actualización y cómo administrarla para su organización.

A menos que la o el administrador opte por excluir a su organización de la actualización de seguridad, los usuarios finales que posean o administren archivos afectados recibirán una notificación por correo electrónico a partir del 26 de julio de 2021. Los usuarios finales tendrán hasta el 13 de septiembre para determinar cómo se aplica la actualización a sus archivos, si su administrador o administradora lo permite.

Cómo aplicar la actualización de seguridad

Iniciar sesión en la consola de administración de Google utilizando una cuenta de administrador;
En la página principal de la consola de administración, ir a Aplicaciones/Google Workspace/Drive/Documentos;
Hacer clic en Opciones para compartir y, luego, en Actualización de seguridad de enlaces;
Optar por una opción: aplicar la actualización de seguridad sin que los usuarios puedan quitarla; aplicar la actualización de seguridad, pero los usuarios pueden quitarla en archivos específicos; o quitar actualización de seguridad (no recomendada por Google);
Presionar en “guardar”.